三个关键环节保障平台高效运行

2022-04-01 浏览次数:260

截至2022年3月,库巴扎平台服务超过160多家高校、科研院所、医院用户,随着用户数量的增加,目前已在北京、上海、南京、广州、西安设立运营服务中心辐射全国,为高校科研采购及危化品安全管理的高效运转保驾护航。此外,考虑到一些用户日常服务需求量较大,库巴扎还为其提供专属的驻场运营工作人员,近距离为科研师生提供一对一指导服务。


如此庞大体量的系统高效运营离不开运营中心的协调调度,那么库巴扎到底能提供什么样的服务来支撑这么多平台高效运转?总体来说,运营中心的服务要做到事前预测和防控,事中控制,事后及时纠偏。全力做好这三个关键节点,能够有效预防问题的不断积累,起到防微杜渐的效果。


任何平台如果想要高效运转,都需要高度重视运营的关键环节,接下来,小编为大家详细讲解这三个关键环节。


事前预测防控

供应商管理体系化,保障采购质量

为了解决以往采购渠道鱼龙混杂,试剂、服务质量堪忧的问题,保障高校科研采购的质量和效率,库巴扎运营团队制定“一站式供应链管理服务体系”,通过严格把控供货渠道,让科研人员买得更放心。


严格审核入驻资质

传统线下采购模式难免出现买到假货、水货等问题,为了保障科研人员利益,根据政策及学校要求,库巴扎制定标准的供应商遴选及准入、退出机制,严格审核供应商资质,统一认证管理规范。通过严控初始招商环节,确保入驻的供应商都是正规商家,上架的商品数据规范可靠,质量有保障,进而让科研人员采购更省心。

日常管理定期考核

为了保障始终如一的商品质量及服务水准,供应商通过入驻审核,还需要达到各项考核指标后才能持续在平台上供货。库巴扎平台每年定期对供应商的销售质量、送货速度、订单数据、销售价格等多维度数据进行汇总,运营团队将考核结果与建议形成报告提交至高校管理部门,让其对平台内的供应商情况了如指掌,帮助学校管理部门对供应商的奖惩、淘汰作出精准决策。

事中有效控制

全方位监控系统,快速响应处理

科研人员下单采购时,系统根据订单内的管制品审核要求自动匹配对应的审批流程,而审批负责人由于出差、开会等原因,难免出现审批节奏延迟的情况,进而影响采购效率。库巴扎的运营团队可以全方位地监控系统运行,发现审批节点即将超时快速响应,积极引导订单正常流转,不断优化科研人员采购体验。


实时监控采购订单

在订单流转过程中,由于参与人员的工作安排及订单相关商品的质量问题,都会导致订单流转周期过长。运营团队针对此问题对订单流程进行监控,精细到每一个订单节点状态,一旦发现订单流转异常即可快速响应处理,解决流程操作或服务质量问题,提升订单流转效率,节约科研人员采购时间。


汇总分析系统异常

系统运行出现异常怎么办?一线的运营团队在第一时间掌握情况后,首先根据问题的轻重缓急进行分类分档处理,并与学校管理方就解决方案和完成时间达成一致;其次,定期将系统异常情况进行汇总与分析,通过更新需求的形式对系统进行功能优化。除此之外,运营服务人员定期参与培训,逐步提升业务能力及服务质量,以专业的水平为科研人员提供高质量服务。

事后及时纠偏

定期产出运营报告,持续优化系统

为了持续提升科研人员采购体验,同时帮助管理方更加清晰掌握系统运营详情,运营团队定期产出详细的运营报告,为管理方决策提供准确数据支撑。


产出详细运营报告

校方管理人员在对系统运行效果汇总时,常常需要对比分析供应商数量、订单数量、订单总额、库存量等等数据,工作量极大。运营团队定期针对系统运营情况产出详细报告,报告包含系统现状分析、后台各字段数据统计、需求汇总分析以及后续升级计划、供应商优胜劣汰情况等,并交由学校审核并决策年度计划。


收集需求持续优化

随着科研工作的逐步推进、国家对科研经费“放管服”政策的推行,科研人员对科研采购及实验室安全管理的需求不断提升。运营团队始终站在用户角度,研究业务流程,深度挖掘用户需求,将收集到的个性化需求根据地域差异、政策差异调整为共性化需求,进而推动系统不断迭代升级,逐步发展成一整套符合国家要求和地域特征的科研采购系统。

多年来,库巴扎运营团队为用户提供全方位的运营服务,面对突发情况2小时内迅速响应,有效维护平台稳定运行。今后,作为多维度支撑平台高效运行的核心部门,运营团队将进一步注重运营中心的PDCA循环拔高,继续提供贴心的服务,持续优化采购流程,提升科研人员采购效率,节约科研人员更多时间专注于科研工作本身,让“科研采购,如此简单!”


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