“要跳出海南看”,海南大学打造“数字采购”新范式

2022-04-24 浏览次数:260



近日,习近平总书记赴海南考察,先后走进大型仪器公共服务中心、精准分子设计育种中心,同科研人员深入交流。他强调要继承和发扬老一辈农业科研工作者胸怀祖国、服务人民的优秀品质,拿出十年磨一剑的劲头,勇攀农业科技高峰。总书记行之所至,关注的都是具有战略意义的大事,也都具有“要跳出海南看”的特征。


高校科研工作的发展与进步离不开数字校园的基础建设,而科研采购作为高校“数字校园化”的基础工作之一,同样“要跳出海南看”。科研采购有其特殊性,除需遵循市场经济发展规律、公开公平公正的普遍原则外,还需要根据不同学校的特殊情况,构建适合具体地域特色的采购管理平台,以减少无端的资源浪费、提高工作效率。


海南大学在2021年初与库巴扎合作,构建海南大学化学品材料综合管理平台,截至目前,该系统已顺利运行一年,满足师生便捷采购的基本诉求。这期间,海南大学实验室与设备管理处黄绵佳处长深入调研在校师生及科研人员的日常采购流程,发现采购平台的供货渠道、价格、配送速度等仍有可提升空间。因此,他积极寻求改进办法,和库巴扎联合推出平台升级解决方案,从扩充供应商、建设现货仓储站、升级结算模式等多维度对系统进行全方位优化,以此帮助科研人员全面提高采购满意度。


扩充供应商数量

管控价格保障服务


考虑到高校的管理人员有限、直接对接供应商多有不便等因素,库巴扎深入调研学校的采购需求,将供应链体系接入海南大学采购系统,为学校新增了包括知名厂家在内的30多家岛外供应商。海南大学采购系统不再局限于岛内的有限供应商,同时,商品类型也得到了大大提升。



平台根据学校的要求制定供应商遴选及准入退出机制,严格审核供应商资质,统一认证及规范化管理,确保入驻的供应商都是正规商家。除了供应商的资质审核,平台还会对商品品牌进行精细化筛选,确保商品数据规范管理,保障质量,让各位师生和科研人员采购更放心。



供应商数量得到扩充后,平台内各供应商之间的市场竞争力随之变大,可以有效防范供应商“一家独大”的垄断现象。商品价格同样得到管控,服务水准也能有所保障,进而让科研人员享受到更合理的价格、更优质的服务。

加快建设现货仓储站

提升商品配送速度


海南大学的地理位置特殊,导致配送周期较长,师生在采购时常遇到配送不及时、订单产生额外运费等问题。缩短物流周期及成本是重要任务,现货仓储站提供仓储、“现货一日达”服务,可以有效减轻供应商的物流压力及人工、仓储成本,为师生降低采购价格,加快配送流程,提升采购体验。



提升科研人员的采购体验,还要提高对产品质量的把控力,因此要从源头去抓产品的质量,库巴扎对供应商进行严格筛选,通过筛选的供应商才可以入驻海南大学现货仓储站进行备货。仓储站配备专业的存储设备,由专业的库管人员严格执行库房管理SOP,保证商品的安全存储,全方位呵护有严格保质期、需要特殊条件保存的试剂等。


此外,依托平台订单大数据,平台根据市场情况对产品的畅销、滞销等完整销售链条进行精细化分析,精准预测各类商品的交易量、交易周期等,让供应商在备货时可以做到“有的放矢”,实现仓储站内商品的快速流转,降低拣货错误率,保证发货时效,同时帮助供应商实现销售增量。

上线结算新模式

方便结算提高效率


为了帮助海南大学的科研人员节省时间,提高工作效率,同时响应国家《保障中小企业款项支付条例》,减轻供应商资金压力,学校提出将科研采购系统与财务系统深度融合、数据互通,上线结算新模式。该模式引入第三方金融机构保障采购全程符合行业、财务审核和专项审计检查要求,过程透明、责任明晰、达到阳光采购的要求。


该模式下,科研人员下单后只需要负责现场签收,由供应商上传送达凭证,5-7天系统就会自动进入验收自动结算的流程。如有退货,平台联合第三方金融机构,确保7天内退款至原账户,大大减轻了科研人员的报销压力,节约大量时间。同时,新模式下的集中结算,避免一单一票,解决财务部门工作量巨大的问题,大幅度减轻财务部门的工作压力。



管理方的管理压力也随着采购流程的透明化而减小了。供应商在将商品送达后,由科研人员签收,相关凭证由供应商拍照上传至系统内,采购全程留痕。管理方可随时调取查看,确保采购流程全程透明可追溯。


习近平总书记对海南的科研创新寄予厚望,指出立足“南繁硅谷”,胸怀祖国,十年磨一剑,攻破“卡脖子”技术,这是需要“跳出海南看”的国之大事。库巴扎将继续与海南大学紧密合作,充分发挥专业实力,为科研人员做好采购相关的后勤保障工作,节约科研人员更多时间专注于科研工作本身,助力科研发展服务祖国。



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